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Bonnes pratiques - 17 novembre 2018

Lancement de produit : 10 règles incontournables pour réussir son évènement

Organiser un évènement pour le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle marque représente un enjeu important. C’est un peu le bouquet final de tout un processus. Il n’est donc pas envisageable de gâcher tout le travail fait en amont en faisant preuve d’amateurisme lors de cette étape. Voici 10 conseils à suivre pour que votre évènement entre dans les annales.

1. Soyez or-ga-ni-sé

Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un évènement, il est important de ne pas s’éparpiller.

Heureusement, si vous n’êtes pas trop fan des diagrammes de Gant sur Excel, il existe aujourd’hui de nombreux outils très bien pensés pour vous aider à travailler de manière collaborative en mode projet et à planifier les tâches jusqu’au jour-J . En voici quelques uns, que nous utilisons chaque jour à l’agence et dont nous ne pourrions plus nous passer :

    • La base : Google Apps for work : agenda, boîte mail, espace de stockage, création de tableurs, présentations, documents… plusieurs outils sont à votre disposition pour communiquer, stocker et collaborer gratuitement.
    • Slack: on ne le présente plus. C’est l’application indispensable pour échanger et travailler en équipe sans inonder les boîtes mail des uns et des autres. Slack est disponible sur desktop mais aussi sur les smartphones et les tablettes. Vous pourrez commencer par la version gratuite avant de passer sur la formule payante.

  • Et une multitude d’outils dédiés à la gestion de projet. Asana, Azendoo, Basecamp… le choix est large et chacun a ses avantages. A vous de trouver le plus adapté à vos besoins.

2. Trouvez le lieu approprié

Conviez vos invités dans un lieu inspirant : prestigieux, insolite, innovant… Bien sûr, il doit être facilement accessible et assez grand pour accueillir vos invités. Internet est votre meilleur allié pour dénicher la perle rare, mais prévoyez quand même une visite physique des lieux pour vérifier que le descriptif est exact. Cette visite est aussi l’occasion de poser des questions pratiques : quelles sont les modalités d’annulation ? le choix du traiteur est-il libre ? Pouvez-vous mettre de la musique? Jusqu’à quelle heure ? La connexion internet est-elle suffisante partout ? L’endroit reste t’il accessible pour tous, même après une certaine heure? Quelles sont les modalités pour le ménage, l’enlèvement des déchets ?… Listez bien toutes vos questions et exigez une confirmation écrite des informations fournies avant de signer le contrat de réservation.

Une fois le lieu idéal trouvé, n’oubliez pas de vérifier que vous y serez bien assuré ! Même si ce n’est jamais agréable de prévoir le pire, il faut être vigilant, surtout en matière d’assurance. Alors, que ce soit pour la location d’une salle ou pour vous protéger des aléas qui peuvent survenir lors de votre événement, pensez à vérifier auprès de votre compagnie d’assurance, ou celle du bailleur du lieu choisi, les risques couverts.

évènement

3. Choisissez la date et l’heure de votre évènement

Choisir une date n’a rien d’anodin. Plusieurs paramètres sont à prendre en considération. Avant toute chose, il faut se renseigner, sur internet ou auprès de sources susceptibles d’être bien renseignées (journalistes ou blogueurs par exemple) s’il n’y a pas un évènement, à la même date, qui serait susceptible d’attirer les mêmes personnes que vous.

Le jour de la semaine a également son importance, vous pouvez d’ores et déjà rayer le lundi, qui doit vous servir à faire vos relances ainsi que le vendredi, bien trop proche du week-end.

En ce qui concerne l’heure, c’est assez variable et ça dépend beaucoup du type de produit que vous lancez, et du format que vous privilégiez. Les premières heures de la journée sont généralement consacrées aux journalistes qui auront le temps de rédiger leurs articles en seconde partie de journée. Si vous lancez un produit pour le grand public, une soirée, sur le format afterwork, est sans doute l’idéal pour inviter les peoples, blogueurs, clients, partenaires…  

4. Préparez la liste de vos invités.

Définir la liste de ses invités n’est pas une mince affaire. Il faudra dans un premier temps identifier les publics concernés: clients, partenaires, fournisseurs, élus, journalistes, influenceurs… Pour ces derniers, deux options : soit vous faites vous-même le travail de recherche en contactant les rédactions ou en repérant dans les médias et sur internet les articles, blogs ou comptes en lien avec votre activité, soit vous faites appel à une agence spécialisée. C’est un coût supplémentaire, mais c’est aussi beaucoup de temps gagné et l’assurance d’un réel savoir faire.

N’hésitez pas à inviter plus de personnes qu’il n’y a de places disponibles car vous rencontrerez forcément des refus et des désistements de dernière minute, et mieux vaut laisser une impression de succès que de vide intersidéral.

La encore certains outils de gestion des invitations vous faciliteront vraiment la vie, comme Dooliz par exemple.

5. Choisissez le moment idéal pour en parler

L’annonce d’un lancement ne doit pas être diluée dans le temps car le soufflé risque de vite retomber et mieux vaut battre le fer tant qu’il est encore chaud !

Dans un premier temps, environ deux mois avant le jour J, vous pouvez envoyer un “save the date” par mail à vos convives. Cette pré-invitation permettra d’attirer l’attention de vos invités sur votre événement et de caler la date dans leur agenda.

Environ un mois avant l’événement, envoyez votre invitation. Un lien de confirmation de présence doit y être joint ou dans le cas contraire, une adresse mail de contact. Présentez-y un aperçu du programme alléchant que allez proposer. N’hésitez pas à relancer par téléphone si vous le jugez nécessaire et à envoyer un dernier mail de rappel la semaine précédent l’évènement, histoire de rappeler à l’ordre les plus étourdis…

6.  Médiatisez votre événement

La médiatisation de votre évènement est une étape essentielle mais délicate. Il faut s’adapter aux différents types de médias.

Pour les médias traditionnels, il peut être pertinent de prévoir un pre-event dédié aux journalistes à l’issue duquel vous leur remettrez un dossier de presse (sous format papier et numérique) présentant votre nouveau produit et des visuels HD de celui-ci. Vous pouvez aussi opter pour une stratégie visant à réserver la primeur de l’information “sous embargo” à un média particulièrement stratégique pour vous, ce qui garantit généralement une retombée très qualitative.

Les blogueurs et autres influenceurs ne doivent pas rester en reste. Vous pouvez les inviter à votre évènement, mais prévoyez des animations particulières et des petites attentions spécifiques pour eux.

Les réseaux sociaux devenus incontournables pour promouvoir votre événement en amont. Prévoyez, en amont, un Hashtag dédié pour y relayer l’actualité du lancement. Vous pouvez l’indiquer dans les invitations pour travailler votre “teasing” sur Twitter, Facebook, ou Instagram afin de donner un aperçu de ce qui est à venir et susciter curiosité et envie chez vos invités.

Misez aussi sur le Live Media pour accroître l’attractivité de votre évènement. Mais attention, pour en tirer pleinement parti, il est indispensable de bien le préparer en amont. Si vous souhaitez savoir comment mettre en place une stratégie de live media efficace, téléchargez notre ebook sur le sujet !

pour promouvoir un événement, utiliser les live média sur les réseaux sociaux

7. Jouez à fond la scénarisation

Votre thème et votre scénographie doivent être en accord avec votre produit. C’est vraiment ce qui va marquer vos convives, alors mettez le paquet et faites preuve de créativité !

Par exemple, pour le lancement de la GlossyBox “Alice au Pays des Merveilles”, nous avons loué un magnifique espace en plein Paris, et avons imaginé un décor et un buffet en totale adéquation avec le thème. Résultat : un univers féérique dont on nous parle encore aujourd’hui !

 glossy-box-02

évènement blogueur

Tout comme la scénographie, le choix du traiteur doit être en phase avec votre thème. Une cuisine moléculaire pour un objet high-tech, de la nourriture bio pour un produit naturel… Il faut également veiller à prévoir large pour ne jamais être à court de boissons et de collations. Si vous avez un budget restreint et que vous souhaitez optimiser vos coûts, n’hésitez pas à proposer des partenariats aux restaurateurs ou entreprises de l’agroalimentaire. Grâce à votre événement et à la présence des médias et des influenceurs, ils gagnent eux aussi à se faire connaître, c’est donc également bénéfique pour eux.

8. Dynamisez votre événement

Prévoyez des temps forts pour rythmer et donner du punch à votre événement. Vos invités sont venus pour découvrir votre nouveauté, mais il est hors de question d’endormir tout le monde avec un discours soporifique.

Pour présenter votre produit, une prise de parole dynamique et concise sera appréciée. Pensez aussi à une vidéo de qualité pour illustrer votre propos.

N’hésitez pas à faire intervenir des speakers influents, qui ont un rapport avec votre produit. Pour le lancement d’une gamme d’appareils électroménagers auprès des médias, nous avons par exemple fait intervenir un sociologue réputé qui livrait son éclairage sur une étude de grande ampleur décodant la montée en puissance de la tendance du “fait-maison”. De quoi donner un contenu utile et précieux aux journalistes présents…

Pour que vos invités ne voient pas le temps passer, vous pouvez également mettre en place une activité qui aura un rapport avec ce que vous venez de présenter. N’oubliez pas non plus l’incontournable PhotoBooth, toujours très apprécié! D’autant plus que vous pouvez aujourd’hui opter pour la version vidéo du photobooth, reliée à Facebook Live par exemple.

Enfin, la présence d’une personnalité marquante pourra vous aider à faire venir du monde et à euphoriser vos invités. Il y a des agences spécialisées dans ce domaine. C’est un budget conséquent. Mais si vous avez le champ libre, foncez! Demandez aux personnalités présentes de contribuer au teasing en indiquant leur présence à votre événement sur leurs comptes sociaux afin de faire monter la mayonnaise…

évènement blogueur

9. Préparez un plan B

Malgré toute l’anticipation dont vous aurez fait preuve en amont, il y aura toujours un grain de sable qui peut venir gripper votre organisation si bien huilée. Le secret : anticiper au maximum ce qui peut l’être en amont pour être le plus disponible possible le jour-j et gérer les imprévus.

10. Besoin d’inspiration ?

Retrouvez les détails de l’event que nous avons organisé pour BenQ à l’occasion du lancement d’une nouvelle game de vidéo projecteur. [Activation Blogueurs] Comment on a fait passer BenQ du côté cool de la force ?

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