Relations Presse : les 3 phases incontournables pour médiatiser un évènement

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Ce n’est pas toujours facile de faire venir les médias à un évènement, surtout s’il s’agit d’une première et qu’il n’a aucune notoriété. Pourtant, c’est un enjeu important pour tous les organisateurs : les RP sont incontournables pour assurer une bonne fréquentation et valoriser les participants. Communiquer sur un évènement, un salon ou un sommet par exemple, implique invariablement un plan en 3 étapes, qui ont chacune leurs propres objectifs. Voici les clés pour communiquer efficacement auprès des médias lors de ces 3 étapes.

Phase 1 : avant 

Objectif : susciter l’intérêt des journalistes pour l’évènement, accompagner la phase de commercialisation et inscrire l’évènement dans les rubriques agenda. C’est une phase importante qui conditionne le succès des phases 2 et 3.

Durée : généralement, cette étape dure de 3 à 6 mois

Déroulement : pendant cette phase, le challenge consiste à rythmer la communication auprès des médias pour faire lever le soufflé progressivement sans jamais lasser les journalistes ciblés.

Les opportunités de communication sont nombreuses, par exemple :  

  • Envoi d’un Save The Date pour caler la date dans les agendas.

  • Rédaction d’une tribune libre pour apporter un point de vue “marché” très apprécié des médias : cette tribune pourra être négociée en exclusivité avec un média clé.

  • Organisation d’un point presse de présentation du programme suivi de la diffusion d’un communiqué reprenant les temps forts de celui-ci.

  • Diffusion de focus sur les thématiques de l’évènement avec la mise en avant de participants ou de speakers.

  • Invitation à l’évènement avec rappel des règles d’accréditation.

  • Diffusion d’un communiqué J-15 pour rappeler les points clés et temps forts de l’évènement.

  • Contact proactif des journalistes en 1to1 pour leur proposer des sujets en rapport avec la thématique et des speakers potentiels.

C’est également durant cette phase, le plus en amont possible, qu’il faut mettre en place les partenariats presse pour garantir un socle de communication à l’évènement.

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Phase 2 : pendant

Objectif : générer un maximum de visibilité pour l’évènement et l’installer comme temps fort auprès de l’audience concernée.

Déroulement : au cours de cette phase il faut principalement veiller à faciliter au maximum le travail des journalistes : demandez à l’accueil de vous prévenir lors de l’arrivée des journalistes pour les accueillir et accompagnez-les dans leur découverte de l’évènement (pour les salons, vous pouvez aussi faire un preshow la veille), proposez-lui une liste de speakers disponibles pour des interviews, et assurez-leur de bonnes conditions de travail dans une salle de presse conçue spécialement pour eux. Si des annonces importantes sont prévues, un point presse de clôture doit être organisé. Vous pouvez également profiter de cette phase pour réaliser une étude sur place auprès des participants, dont vous pourrez exploiter les résultats en phase aval. 

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Phase 3 : après

Objectif : valoriser la réussite de l’évènement et poser les jalons d’une prochaine édition.

Déroulement : diffusez le plus tôt possible un communiqué de “bilan” avec les chiffres clés démontrant le succès de l’évènement. Vous pouvez aussi proposer aux médias qui ne se sont pas déplacés des interviews des organisateurs ou des speakers pour faire un point. Si vous avez fait une étude, c’est aussi le moment pour diffuser les résultats de celle-ci sous forme d’infographie.

 

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Lancement de produit : 10 règles incontournables pour réussir son évènement

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Organiser un évènement pour le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle marque représente un enjeu important. C’est un peu le bouquet final de tout un processus. Il n’est donc pas envisageable de gâcher tout le travail fait en amont en faisant preuve d’amateurisme lors de cette étape. Voici 10 conseils à suivre pour que votre évènement entre dans les annales.

1. Soyez or-ga-ni-sé

Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’un évènement, il est important de ne pas s’éparpiller.

Heureusement, si vous n’êtes pas trop fan des diagrammes de Gant sur Excel, il existe aujourd’hui de nombreux outils très bien pensés pour vous aider à travailler de manière collaborative en mode projet et à planifier les tâches jusqu’au jour-J . En voici quelques uns, que nous utilisons chaque jour à l’agence et dont nous ne pourrions plus nous passer :

  • La base : Google Apps for work : agenda, boîte mail, espace de stockage, création de tableurs, présentations, documents… plusieurs outils sont à votre disposition pour communiquer, stocker et collaborer gratuitement.

  • Slack: on ne le présente plus. C’est l’application indispensable pour échanger et travailler en équipe sans inonder les boîtes mail des uns et des autres. Slack est disponible sur desktop mais aussi sur les smartphones et les tablettes. Vous pourrez commencer par la version gratuite avant de passer sur la formule payante.

  • Et une multitude d’outils dédiés à la gestion de projet. Asana, Azendoo, Basecamp… le choix est large et chacun a ses avantages. A vous de trouver le plus adapté à vos besoins.

2. Trouvez le lieu approprié

Conviez vos invités dans un lieu inspirant : prestigieux, insolite, innovant… Bien sûr, il doit être facilement accessible et assez grand pour accueillir vos invités. Internet est votre meilleur allié pour dénicher la perle rare, mais prévoyez quand même une visite physique des lieux pour vérifier que le descriptif est exact. Cette visite est aussi l’occasion de poser des questions pratiques : quelles sont les modalités d’annulation ? le choix du traiteur est-il libre ? Pouvez-vous mettre de la musique? Jusqu’à quelle heure ? La connexion internet est-elle suffisante partout ? L’endroit reste t’il accessible pour tous, même après une certaine heure? Quelles sont les modalités pour le ménage, l’enlèvement des déchets ?… Listez bien toutes vos questions et exigez une confirmation écrite des informations fournies avant de signer le contrat de réservation.

Une fois le lieu idéal trouvé, n’oubliez pas de vérifier que vous y serez bien assuré ! Même si ce n’est jamais agréable de prévoir le pire, il faut être vigilant, surtout en matière d’assurance. Alors, que ce soit pour la location d’une salle ou pour vous protéger des aléas qui peuvent survenir lors de votre événement, pensez à vérifier auprès de votre compagnie d’assurance, ou celle du bailleur du lieu choisi, les risques couverts.

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3. Choisissez la date et l’heure de votre évènement

Choisir une date n’a rien d’anodin. Plusieurs paramètres sont à prendre en considération. Avant toute chose, il faut se renseigner, sur internet ou auprès de sources susceptibles d’être bien renseignées (journalistes ou blogueurs par exemple) s’il n’y a pas un évènement, à la même date, qui serait susceptible d’attirer les mêmes personnes que vous.

Le jour de la semaine a également son importance, vous pouvez d’ores et déjà rayer le lundi, qui doit vous servir à faire vos relances ainsi que le vendredi, bien trop proche du week-end.

En ce qui concerne l’heure, c’est assez variable et ça dépend beaucoup du type de produit que vous lancez, et du format que vous privilégiez. Les premières heures de la journée sont généralement consacrées aux journalistes qui auront le temps de rédiger leurs articles en seconde partie de journée. Si vous lancez un produit pour le grand public, une soirée, sur le format afterwork, est sans doute l’idéal pour inviter les peoples, blogueurs, clients, partenaires…  

4. Préparez la liste de vos invités.

Définir la liste de ses invités n’est pas une mince affaire. Il faudra dans un premier temps identifier les publics concernés: clients, partenaires, fournisseurs, élus, journalistes, influenceurs… Pour ces derniers, deux options : soit vous faites vous-même le travail de recherche en contactant les rédactions ou en repérant dans les médias et sur internet les articles, blogs ou comptes en lien avec votre activité, soit vous faites appel à une agence spécialisée. C’est un coût supplémentaire, mais c’est aussi beaucoup de temps gagné et l’assurance d’un réel savoir faire.

N’hésitez pas à inviter plus de personnes qu’il n’y a de places disponibles car vous rencontrerez forcément des refus et des désistements de dernière minute, et mieux vaut laisser une impression de succès que de vide intersidéral.

La encore certains outils de gestion des invitations vous faciliteront vraiment la vie, comme Dooliz par exemple.

5. Choisissez le moment idéal pour en parler

L’annonce d’un lancement ne doit pas être diluée dans le temps car le soufflé risque de vite retomber et mieux vaut battre le fer tant qu’il est encore chaud !

Dans un premier temps, environ deux mois avant le jour J, vous pouvez envoyer un “save the date” par mail à vos convives. Cette pré-invitation permettra d’attirer l’attention de vos invités sur votre événement et de caler la date dans leur agenda.

Environ un mois avant l’événement, envoyez votre invitation. Un lien de confirmation de présence doit y être joint ou dans le cas contraire, une adresse mail de contact. Présentez-y un aperçu du programme alléchant que allez proposer. N’hésitez pas à relancer par téléphone si vous le jugez nécessaire et à envoyer un dernier mail de rappel la semaine précédent l’évènement, histoire de rappeler à l’ordre les plus étourdis…

6.  Médiatisez votre événement

La médiatisation de votre évènement est une étape essentielle mais délicate. Il faut s’adapter aux différents types de médias.

Pour les médias traditionnels, il peut être pertinent de prévoir un pre-event dédié aux journalistes à l’issue duquel vous leur remettrez un dossier de presse (sous format papier et numérique) présentant votre nouveau produit et des visuels HD de celui-ci. Vous pouvez aussi opter pour une stratégie visant à réserver la primeur de l’information “sous embargo” à un média particulièrement stratégique pour vous, ce qui garantit généralement une retombée très qualitative.

Les blogueurs et autres influenceurs ne doivent pas rester en reste. Vous pouvez les inviter à votre évènement, mais prévoyez des animations particulières et des petites attentions spécifiques pour eux.

Les réseaux sociaux devenus incontournables pour promouvoir votre événement en amont. Prévoyez, en amont, un Hashtag dédié pour y relayer l’actualité du lancement. Vous pouvez l’indiquer dans les invitations pour travailler votre “teasing” sur Twitter, Facebook, ou Instagram afin de donner un aperçu de ce qui est à venir et susciter curiosité et envie chez vos invités.

Misez aussi sur le Live Media pour accroître l’attractivité de votre évènement. Mais attention, pour en tirer pleinement parti, il est indispensable de bien le préparer en amont. Si vous souhaitez savoir comment mettre en place une stratégie de live media efficace, téléchargez notre ebook sur le sujet !

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7. Jouez à fond la scénarisation

Votre thème et votre scénographie doivent être en accord avec votre produit. C’est vraiment ce qui va marquer vos convives, alors mettez le paquet et faites preuve de créativité !

Par exemple, pour le lancement de la GlossyBox “Alice au Pays des Merveilles”, nous avons loué un magnifique espace en plein Paris, et avons imaginé un décor et un buffet en totale adéquation avec le thème. Résultat : un univers féérique dont on nous parle encore aujourd’hui !

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Tout comme la scénographie, le choix du traiteur doit être en phase avec votre thème. Une cuisine moléculaire pour un objet high-tech, de la nourriture bio pour un produit naturel… Il faut également veiller à prévoir large pour ne jamais être à court de boissons et de collations. Si vous avez un budget restreint et que vous souhaitez optimiser vos coûts, n’hésitez pas à proposer des partenariats aux restaurateurs ou entreprises de l’agroalimentaire. Grâce à votre événement et à la présence des médias et des influenceurs, ils gagnent eux aussi à se faire connaître, c’est donc également bénéfique pour eux.

8. Dynamisez votre événement

Prévoyez des temps forts pour rythmer et donner du punch à votre événement. Vos invités sont venus pour découvrir votre nouveauté, mais il est hors de question d’endormir tout le monde avec un discours soporifique.

Pour présenter votre produit, une prise de parole dynamique et concise sera appréciée. Pensez aussi à une vidéo de qualité pour illustrer votre propos.

N’hésitez pas à faire intervenir des speakers influents, qui ont un rapport avec votre produit. Pour le lancement d’une gamme d’appareils électroménagers auprès des médias, nous avons par exemple fait intervenir un sociologue réputé qui livrait son éclairage sur une étude de grande ampleur décodant la montée en puissance de la tendance du “fait-maison”. De quoi donner un contenu utile et précieux aux journalistes présents…

Pour que vos invités ne voient pas le temps passer, vous pouvez également mettre en place une activité qui aura un rapport avec ce que vous venez de présenter. N’oubliez pas non plus l’incontournable PhotoBooth, toujours très apprécié! D’autant plus que vous pouvez aujourd’hui opter pour la version vidéo du photobooth, reliée à Facebook Live par exemple.

Enfin, la présence d’une personnalité marquante pourra vous aider à faire venir du monde et à euphoriser vos invités. Il y a des agences spécialisées dans ce domaine. C’est un budget conséquent. Mais si vous avez le champ libre, foncez! Demandez aux personnalités présentes de contribuer au teasing en indiquant leur présence à votre événement sur leurs comptes sociaux afin de faire monter la mayonnaise…

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9. Préparez un plan B

Malgré toute l’anticipation dont vous aurez fait preuve en amont, il y aura toujours un grain de sable qui peut venir gripper votre organisation si bien huilée. Le secret : anticiper au maximum ce qui peut l’être en amont pour être le plus disponible possible le jour-j et gérer les imprévus.

10. Besoin d’inspiration ?

Retrouvez les détails de l’event que nous avons organisé pour BenQ à l’occasion du lancement d’une nouvelle game de vidéo projecteur. [Activation Blogueurs] Comment on a fait passer BenQ du côté cool de la force ?

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OXYGEN recrute un(e) Assistant(e) Relations Médias en alternance pour son agence de LYON (69)

Agence indépendante de communication, spécialisée dans les Relations Presse et le Social Media, OXYGEN est, depuis sa création en 1999, l’un des acteurs les plus innovants et dynamiques du marché. Nos 50 collaborateurs, répartis entre le siège parisien, les 5 bureaux régionaux et notre filiale à San Francisco, gèrent l’influence médiatique et sociale de nos 120 clients, issus de secteurs variés (IT, Internet, Food, Tourisme, institutionnels, santé…).
Quelques références ? Twitter, Google, BazarChic, La Région Alsace, Alcatel Lucent Enterprise, Radins.com, Les Grandes  Sources de Wattwiller, SOGARIS, BAUSCH LOMB, Houra.fr…
Pour seconder nos équipes opérationnelles, nous recherchons un(e) stagiaire en Relations Médias pour notre agence de Lyon.

Profil :  Vous êtes organisé, dynamique, et vous avez un solide sens du relationnel.

Doté(e) d’une excellente plume et d’une orthographe irréprochable, vous êtes curieux (se) désireux d’apprendre avec un esprit d’équipe de nature.
Vous êtes également, impliqué(e), organisé(e) et rigoureux (se) avec un sens relationnel aiguisé.
Vous maîtriser parfaitement les outils informatiques.
Idéalement vous maitrisez ou avec de bonnes notions d’allemand et/ou d’anglais

Missions :  Sous la supervision d’un directeur de clientèle et d’un(e) consultant(e) sénior vous participerez de façon active à toutes les missions de l’agence :Ÿ Collecte de calendriers rédactionnels, qualification de fichier presse,  revue de presse, recherche internet, veille concurrentielle, veille technologique, contact journaliste.
Assistance sur l’organisation d’événement (conférence de presse, petit-déjeuner presse, table ronde, voyage de presse et autres types de manifestations)

Nous vous offrons :  Un savoir-faire reconnu : vous serez formé(e) à la méthodologie, aux outils et aux process d’OXYGEN, agence reconnue pour le professionnalisme de ses équipes.
Un réel challenge : axée sur l’humain, OXYGEN favorise la promotion interne. Nous vous proposons des missions évolutives en fonction de votre capacité d’adaptation, de votre proactivité et motivation.
Une ambiance de travail propice : Vous intégrerez l’Oxyteam, tribu dynamique et soudée au sein de laquelle vous pourrez vous épanouir.

NOUS NE PRENONS PAS DE CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION NI D’APPRENTISSAGE.

Merci de nous faire parvenir votre candidature exclusivement par mail, CV + lettre de motivation adressés à Mme Céline Graziani : recrutstage@oxygen-rp.com et mentionner en objet la réf érence LYONLT.

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Médias : jamais sans mes start-up!

incubateur media

Ce n’est un secret pour personne : les médias traditionnels souffrent.Audience en baisse et vieillissante, recettes publicitaires en berne… la chute semble inexorable. En face d’eux, des géants du web, Facebook en tête, qui raflent la mise avec des moyens colossaux.

Innover ou mourir, la nouvelle devise des médias conquérants

Comme les grands groupes industriels, les médias ont pris conscience que le monde autour d’eux change à vitesse grand V: big data, analyse sémantique, mobilité, réalité augmenté, IoT, e-learning… autant de révolutions intégrées par les nouveaux entrants mais à mille lieux des modèles développés par les médias traditionnels.

Dans ce contexte, innover n'est pas juste le nouveau mot à la mode, c'est une question de survie. Las de se laisser manger tout cru, certains, sans doute un peu plus vaillants que les autres,  ont choisi de prendre leur destin en main et de partir en croisade. Un long et périlleux voyage vers des contrées lointaines peuplées de jeunes entrepreneurs et de développeurs en baskets.

L’incubateur média : le nouveau graal

Il y a ceux qui ont recruté ou challengé des ressources en interne pour développer de nouveaux projets. D’autres, comme Prisma, choisissent de racheter des start-up détentrices de solutions en ligne avec les ambitions du groupe et de les faire grandir au sein du groupe.

Et puis, depuis 4 ans, on assiste à un phénomène qui se répand comme une traînée de poudre : le lancement, par les médias eux-mêmes, d’incubateurs de start-up. La BBC a lancé le mouvement en 2012, suivie de près par Le New-York Times et son TimeSpace en 2013. En France aussi, le mouvement est en marche : L’Express Ventures, Canal + avec Canal Start, le groupe Amaury, et, plus récemment, le groupe Ouest France avec OFF7.

Alors, les incubateurs média, levier de croissance ou effet de mode? La question méritait d’être posée. Ca tombe bien, le Web2Day, le festival du numérique de Nantes, l’a fait. L’occasion pour nous de faire le point sur les principales attentes et objectifs des médias qui se lancent dans cette nouvelle aventure.

Inventer l’avenir des médias

Le business modèle médiatique traditionnel repose aujourd’hui sur 3 piliers : la publicité, les contenus et les annonces. Ce modèle a tenu pendant des années,  mais aujourd’hui, la table est bancale. Pour survivre, les médias doivent donc se consolider avec l’ajout d’un 4e pilier. En combinant leurs expertises et savoir-faire, les deux acteurs inventent les médias de demain. Ce travail en étroite collaboration avec les start-up incubées permet au média de tester, de manière agile, de nouveaux usages et de nouveaux business modèles.

Comme l'explique Fabrice Bazard, directeur du développement des activités numériques du groupe Sipa (Ouest-France) " Les médias restent un carrefour d’audience très important et nous croyons beaucoup en notre capacité à développer une nouvelle proposition de valeur dans notre business modèle, notamment autour des services. Mais ça, nous ne ferons pas tous seuls".

Insuffler une dynamique d’innovation en interne

Les médias traditionnels reposent majoritairement sur une population de journalistes de presse, qui, pour la plupart d’entre eux, n’ont jamais baigné dans les sphères de l’entrepreneuriat ou de l’innovation.

Mettre leurs collaborateurs au contact d’entrepreneurs audacieux et visionnaires permet aux médias d’apporter un véritable souffle d’air frais et une vision souvent disruptive des problématiques rencontrées.

Mais tout n’est pas rose pour autant. Car c’est toute une culture qu’il faut faire évoluer. Des freins existent (rythme de travail, peur du changement…) et doivent être levés rapidement pour garantir une collaboration fructueuse entre les collaborateurs historiques du média et ceux des start-up incubées.

Aider des start-up à émerger durablement

Pour fonctionner, l’échange doit être gagnant-gagnant. Au delà d’un appui logistique et de conseil, les médias peuvent ainsi mettre à la disposition des jeunes entreprises de la visibilité dans le média (media for equity), mais aussi (et surtout), la possibilité de tester un concept à grande échelle. Car les médias ne doivent pas perdre de vue que le rôle premier d’un incubateur est d’accompagner les start-up dans une phase critique de leur développement et leur donner les moyens de voler de leurs propres ailes une fois la phase d’incubation terminée. Le risque est grand, en effet, de se contenter de “canibaliser” la technologie développée par la start-up pour son propre compte et de la déplumer avant la fin du partenariat.  


Sur le papier, le développement rapide des incubateurs média est une bonne chose pour l’industrie de l’information. Malgré les critiques qui ne manquent pas de poindre, ce phénomène a au moins le mérite de démontrer que les médias traditionnels résistent face aux puissants concurrents du web. Qu’on se le dise : ils ne sont pas encore morts et pourraient même nous réserver de belles surprises, pour peu qu’ils sachent capter les tendances et réagir vite.  

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Swipe, le nouveau magazine qui met le web sous presse

On écrivait récemment sur la manière dont les réseaux sociaux impactent en profondeur les choix éditoriaux des médias traditionnels.  C'est donc très logiquement qu'on s'est intéressés à la sortie, le 26 mai dernier à Londres, d'un petit nouveau dans l'univers de la presse magazine, Swipe, qui illustre parfaitement cette tendance.

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Destiné à la génération Y, ce quotidien ambitionne de mettre le meilleur du web sur papier glacé. La démarche est pleine de bon sens :  les internautes se disent noyés par l’abondance d’information disponible en ligne et les news qui émergent en ligne ne sont pas forcément celles qui enrichissent la culture et le savoir, loin de là…

D’où le choix de Swipe de mettre en lumière une sélection des meilleurs contenus du web. On imagine qu'il y a du boulot, et que chaque numéro risque d'apporter son lot de crépages de chignon au sein de la rédaction (mais d'ailleurs, peut-on toujours parler de rédaction?) tant l'embarras du choix est grand.

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Pourquoi diable privilégier un format papier pour toucher une audience qui a le nez vissé sur son smartphone? Tout simplement parce qu'elle aime (encore) ça: contre toute attente, les études montrent en effet que les millennials restent amateurs de la lecture sur papier.

Ce magazine 100% gratuit, et tiré à 20000 exemplaires, est distribué à l’entrée du métro londonien et mis en libre service à différents points stratégiques de la ville. Si le succès est au rendez-vous, Swipe pourrait bien conquérir de nouveaux pays, dont la France.

En attendant, voici une vidéo pour nous mettre en appétit.

0  commentaire Stephanie, jeudi 9 juin 2016 | L'actualité, Vie des médias

Témoignages

“L'équipe OXYGEN RP a fait un superbe travail, Homido VR a acquis une meilleure visibilité dans les médias puisque nous avons pu développer notre activité aux Etats-Unis. Toute l'équipe a été très professionnelle et compétente et était présente pour nous à n'importe quel moment. Ils ont envisagé une stratégie de relations presse efficace et nous ont supporté dans nos campagnes de communication. La coopération a été particulièrement appréciée pour le lancement des lunettes de réalité virtuelle de Homido "mini" pendant le CES 2016 à Las Vegas. Merci OXYGEN de vous être dépassés pour nous amener au plus près de notre public aux Etats-Unis. ”

  Olivier Mondon , Responsable Communication et RP, Homido VR, Homido

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